Un edificio bien mantenido no solo preserva su valor en el tiempo, también brinda seguridad, bienestar y confianza a sus ocupantes. Sin embargo, es común que muchas administraciones incurran en errores que, aunque al inicio parecen menores, terminan generando costos elevados, conflictos vecinales o incluso sanciones legales. En este artículo abordamos los errores más frecuentes, sus consecuencias y cómo evitarlos con una gestión más estratégica y planificada.
- Ignorar el mantenimiento preventivo
El error más común es trabajar de manera reactiva, es decir, esperar a que algo falle para actuar. Esta lógica termina siendo más costosa a mediano y largo plazo. El mantenimiento preventivo consiste en inspeccionar y dar servicio regularmente a sistemas clave como bombas, ascensores, tableros eléctricos, redes de agua y gas, evitando fallos inesperados y prolongando la vida útil de los equipos.
Consecuencia típica: apagones, inundaciones, daños estructurales o gastos urgentes fuera de presupuesto.
- Falta de un plan anual de mantenimiento
Sin planificación, todo se improvisa. Un plan anual detalla qué se va a revisar, cuándo, con qué frecuencia, quién será el responsable y qué presupuesto se asignará. Este documento es clave para asegurar continuidad, facilitar el seguimiento y mejorar la toma de decisiones.
Recomendación: usa una tabla con los principales sistemas (electricidad, gas, agua, techos, zonas comunes) y fija metas trimestrales o mensuales.
- Contratar personal no calificado o informal
Por ahorrar, se contrata a técnicos sin experiencia, sin herramientas adecuadas o sin cumplir normas de seguridad. Esto no solo representa un riesgo para el inmueble, sino también para la salud y la integridad física de quienes viven o trabajan en él.
Consecuencias legales: multas por incumplimiento de normativas, responsabilidad civil ante accidentes o fallos.
- No llevar una bitácora o registro técnico actualizado
Cada intervención, visita técnica o incidente debe quedar documentado. Este historial permite identificar patrones, anticiparse a futuros problemas y responder con evidencia ante reclamos o auditorías.
Consejo: usa herramientas digitales de bajo costo para gestionar este registro desde el celular o la computadora.
- Descuidar áreas críticas pero invisibles
Muchas veces se prioriza lo visible (jardines, pintura, señalética) y se ignoran sistemas ocultos como ductos, cisternas, pozos a tierra, extractores de aire, sistemas contra incendios o puertas cortafuego.
Riesgo: estas omisiones pueden generar siniestros graves, fallos estructurales o clausuras por parte de Defensa Civil o municipios.
- No atender los reportes de vecinos o inquilinos
Las filtraciones, olores, fallas eléctricas o de ascensor no siempre se reportan formalmente, pero suelen ser síntomas de problemas más grandes. Ignorar estas alertas genera desconfianza y deteriora la convivencia.
Mejor práctica: crear un canal único para reportes (email, formulario digital, app) y establecer un plazo máximo de respuesta.
- Operar sin seguros ni certificados vigentes
Los certificados ITSE, inspecciones eléctricas y pólizas de seguro son documentos obligatorios en muchos municipios. Tenerlos vencidos o incompletos puede dejar al edificio desprotegido ante un incidente.
Recomendación: establecer alertas de vencimiento y renovar todo con al menos un mes de anticipación.
- Presupuestos sin reservas o mal distribuidos
Un error clásico es no tener un fondo de contingencia o gastarlo todo en tareas menores. El mantenimiento debe ser considerado una inversión estratégica. Además, muchas veces se destinan recursos a lo urgente, postergando lo importante.
Consejo financiero: al menos el 10-15% del presupuesto anual debería destinarse a mantenimiento preventivo.
- Desconocer normativas locales y técnicas
La normativa municipal, los reglamentos de propiedad horizontal y las leyes de seguridad son actualizadas constantemente. No estar al día puede exponer al edificio a sanciones, inspecciones o incluso juicios por negligencia.
Recomendación: suscribirse a boletines legales del sector inmobiliario o trabajar con un asesor técnico o legal externo.
- No aprovechar la tecnología para supervisar tareas
Hoy existen múltiples plataformas que permiten llevar control de mantenimientos, recibir reportes, almacenar documentación, programar visitas técnicas y comunicarte con los residentes en tiempo real.
Ventaja: estas herramientas mejoran la trazabilidad, reducen errores humanos y profesionalizan la gestión.
- No realizar inspecciones internas periódicas
Esperar a que el proveedor de mantenimiento detecte los problemas puede ser tarde. Es recomendable que el administrador o la junta realice inspecciones visuales regulares.
Tip práctico: tener un checklist mensual por áreas: techos, escaleras, extintores, luminarias, grifería, limpieza de tanques, etc.
- Comunicar mal o no comunicar
Si el mantenimiento implica ruidos, cortes de agua o accesos restringidos, los vecinos deben ser informados con tiempo y claridad. Una mala comunicación puede generar quejas innecesarias.
Buena práctica: enviar un email, colocar carteles en áreas comunes y usar grupos de WhatsApp o apps para comunicar de forma simultánea.
